Arbetsgivardeklaration på individnivå så fungerar AGI

Vad är arbetsgivardeklaration på individnivå?

Arbetsgivardeklaration på individnivå gör att ersättning för arbete och gjorda skatteavdrag redovisas person för person, inte bara som en totalsumma för arbetsgivaren. Varje redovisningsperiod behandlas separat. Det gör det viktigt att både personen, beloppen och perioden blir rätt.

För dig som är anställd innebär rapporteringen att arbetsgivaren lämnar uppgifter som normalt ligger till grund för din inkomstdeklaration. För dig som sköter lönerna innebär den att löneutbetalningarna behöver stämmas av mot de uppgifter som skickas till Skatteverket.

Individuppgifterna lämnas som regel månadsvis. För ersättningar som ska redovisas per betalningsmottagare i arbetsgivardeklarationen ska arbetsgivaren inte dessutom lämna en årlig kontrolluppgift för samma ersättning. Skatteverket använder i normalfallet de månadsvis rapporterade beloppen för att sammanställa inkomsten inför beskattningen.

Behöver du praktisk hjälp med rapporteringen kan du läsa mer om tjänsten arbetsgivardeklaration.

Arbetsgivardeklaration: vad är en individuppgift?

En individuppgift är den del av arbetsgivardeklarationen som gäller en viss betalningsmottagare. Där redovisas bland annat hur stor ersättning som betalats ut och hur stort skatteavdrag som gjorts. När du kontrollerar uppgifterna behöver du därför skilja på bruttolönen, skatteavdraget och beloppet som faktiskt betalats ut till personens bankkonto.

Börja med att jämföra lönebeskedet med utbetalningen. Kontrollera sedan att samma person och rätt redovisningsperiod används i rapporteringen. Finns det förmåner, lönejusteringar eller frånvaro är det klokt att granska dessa separat, i stället för att bara kontrollera totalsumman.

Ett praktiskt sätt att förbereda arbetet är att samla lönebesked, utbetalningsdatum och uppgifter om eventuella justeringar på ett ställe. Be den som hjälper dig att tydligt ange vilka delar som har kontrollerats. Om uppdraget också ska omfatta lönernas kontering kan du kombinera rapporteringen med bokföring av löner.

När ska arbetsgivardeklarationen lämnas och vilken månad gäller den?

De allra flesta ska lämna arbetsgivardeklarationen senast den 12:e i månaden efter utbetalningen. Skatteverkets exempel är att ersättning som betalas ut i februari redovisas i arbetsgivardeklarationen som lämnas i mars.

Utgå alltså från när ersättningen betalades ut, inte enbart från när arbetet utfördes. Den skillnaden är lätt att missa när lönen betalas i efterskott eller när en justering avser en tidigare arbetsmånad. Skriv gärna ut både arbetsperiod och utbetalningsdatum i informationen till din redovisningskonsult, så att det inte uppstår oklarheter.

Kontrollera alltid vilken sista inlämningsdag som gäller för just din redovisning. Hos Skatteverket – lämna arbetsgivardeklaration hittar du information om tidpunkter och vägen till e-tjänsten.

Om någon annan hjälper dig är det bra att komma överens om när löneuppgifterna ska vara klara, vem som kontrollerar rapporteringen och vem som ser till att den skickas in. Be också om en bekräftelse när arbetet är genomfört.

Vilken frånvaro ska redovisas tillsammans med AGI?

Från och med redovisningsperioden januari 2025 ska arbetsgivaren lämna frånvarouppgifter när ersättningen i individuppgiften har påverkats av frånvaro som kan ge rätt till föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning, exempelvis vab. Det handlar alltså inte om att all slags frånvaro automatiskt ska rapporteras på samma sätt.

Kopplingen till den redovisade ersättningen är viktig. Om frånvaro i januari påverkar lönen som betalas ut i februari lämnas frånvarouppgiften i samband med arbetsgivardeklarationen för februari, som lämnas i mars. Samla därför både frånvarodatum, typ av frånvaro, omfattning och information om vilken löneutbetalning som påverkats.

Vid manuell registrering i e-tjänsten går det att lämna frånvarouppgifter för flera dagar i följd, som längst 31 dagar, om både typen och omfattningen av frånvaron är samma under samtliga dagar. Om frånvaron skiljer sig mellan dagarna behöver uppgifterna hanteras utifrån det.

För den som lämnar huvuduppgift och individuppgifter på papper finns blanketten SKV 4785 för frånvarouppgifter. E-tjänst och blankettinformation finns på Skatteverkets sida om att lämna arbetsgivardeklaration, länkad ovan.

Ska AGI rättas när en anställd fått för mycket lön?

Det beror på hur den felaktiga lönen hanteras. Skatteverket skiljer mellan avräkning på en senare löneutbetalning och återkrav av den för mycket utbetalda lönen. Därför bör du inte automatiskt ändra den ursprungliga månaden så snart en löneskuld upptäcks.

I Skatteverkets exempel får en anställd 30 000 kronor i mars och avräkningen på 6 000 kronor görs på aprillönen. Då redovisas 30 000 kronor för mars och 24 000 kronor för april. Skatteavdragen beräknas på respektive månads lön.

Vid ett återkrav ska den anställda i stället krävas på bruttobeloppet, alltså den felaktigt utbetalda ersättningen inklusive skatteavdraget. Arbetsgivaren ska då rätta individuppgiften för den eller de månader återkravet gäller och begära omprövning av arbetsgivaravgifterna. Det redan redovisade skatteavdraget ligger kvar.

Beskriv därför för konsulten om pengarna ska återbetalas eller om en avräkning planeras på kommande lön. Be om hjälp att bedöma rapporteringen innan rättelsen skickas in.

Vad kostar hjälp med arbetsgivardeklaration på individnivå?

Priset varierar med uppdragets omfattning. En löpande rapportering med färdiga och avstämda löneuppgifter är ett annat uppdrag än att reda ut gamla fel, hantera återkrav eller kontrollera flera redovisningsperioder. Antalet betalningsmottagare och om lönehantering eller bokföring ska ingå påverkar också arbetet.

Be om en offert som anger vad som ingår: kontroll av löneuppgifter, upprättande av deklarationen, hantering av frånvarouppgifter, inlämning och eventuell hjälp med rättelser. Fråga om uppstart och kompletteringar ingår eller debiteras separat. På så sätt blir det lättare att jämföra erbjudanden med samma omfattning.

Behöver du även stöd med andra delar av ekonomin kan bokföringshjälp för företag vara relevant. Det viktiga är att skilja på vad du vill ha hjälp med varje månad och vad som är en engångsinsats.

Använd offertformuläret och beskriv antalet personer, vilka månader uppdraget gäller, vilket löneprogram du använder och om lönerna redan är beräknade. Ange också om det finns frånvaro, förmåner eller tidigare uppgifter som behöver kontrolleras. Undvik att skriva personnummer eller andra känsliga löneuppgifter i den första förfrågan.