Avstämning leverantörsreskontra så gör du
Avstämning leverantörsreskontra innebär att du kontrollerar att företagets registrerade leverantörsfakturor och betalningar stämmer med bokföringen vid ett bestämt datum. Du jämför reskontrans saldo med motsvarande konto i huvudboken och undersöker eventuella skillnader. Här får du veta hur du stämmer av leverantörsreskontran, vilka fel du bör leta efter och vad du kan få hjälp med om saldona inte går ihop.
Leverantörsreskontran är en specifikation av företagets leverantörsfakturor, betalningar och kvarvarande skulder till varje leverantör. En avstämning kontrollerar både att totalsumman stämmer med huvudboken och att de enskilda öppna posterna är rimliga.
Hur stämmer man av leverantörsreskontra?
Börja med att välja ett avstämningsdatum, exempelvis den sista dagen i en månad. Ta sedan fram en reskontralista som visar leverantörsskulderna vid just det datumet och en huvudboksrapport för motsvarande skuldkonto. I många kontoplaner används konto 2440 för leverantörsskulder, men kontrollera vilket konto eller vilka konton som används i ditt företag.
Jämför reskontrans totala utestående skuld med saldot i huvudboken. Rapporterna behöver avse samma datum och samma urval. En lista över dagens obetalda fakturor kan ge ett annat resultat än en historisk lista över skulderna vid förra månadens slut, eftersom betalningar kan ha skett däremellan.
Om summorna stämmer fortsätter du med att granska innehållet. Ett korrekt totalsaldo betyder inte automatiskt att varje faktura är rätt hanterad. Det kan exempelvis finnas en gammal faktura och en kreditfaktura som tar ut varandra men fortfarande ligger öppna. Avstämningen blir därför mer användbar när du kontrollerar både totalsumman och posterna bakom den.
Vilka rapporter behövs för avstämning av leverantörsreskontra?
De viktigaste rapporterna är en leverantörsreskontralista och huvudboken för leverantörsskulder. Vid en differens behöver du ofta även fakturaunderlag, betalningshistorik och bankkontoutdrag. En lista över förfallna fakturor hjälper dig att se vilka poster som behöver undersökas närmare.
Kontrollera hur ditt bokföringsprogram hanterar historiska rapporter. Rapporten bör visa vilka fakturor som var öppna på avstämningsdagen, inte bara vilka som är öppna nu. Kontrollera också om urvalet omfattar samtliga leverantörer och eventuella skuldkonton.
Spara rapporterna tillsammans med en kort anteckning om vad du har kontrollerat och vilka avvikelser som återstår. Då blir det lättare att följa upp arbetet nästa månad eller lämna över det till någon som hjälper dig med bokföringen. Behöver du hjälp med fler delar än leverantörsfakturorna kan du läsa om bokföringshjälp för företag.
Varför stämmer inte leverantörsreskontran med huvudboken?
En vanlig förklaring är att en bokning har gjorts direkt på kontot för leverantörsskulder utan att motsvarande post har registrerats i reskontran. Då förändras huvudbokssaldot, men reskontralistan följer inte med. Skillnaden kan också bero på att rapporterna har olika datum eller att någon rapport har ett begränsat urval.
Andra möjliga orsaker är en betalning som registrerats på fel faktura, en faktura som lagts in två gånger eller en kreditfaktura som inte kopplats till rätt ursprungsfaktura. I system där registrering och bokföring sker i separata moment kan en faktura finnas registrerad utan att ännu vara bokförd.
För att hitta felet kan du börja vid den senaste avstämning där saldona stämde. Gå därefter igenom förändringarna fram till det aktuella datumet. Jämför verifikationsnummer, fakturanummer, belopp och bokföringsdatum. Om differensen motsvarar ett specifikt fakturabelopp är det en användbar ledtråd, men kontrollera transaktionen innan du drar en slutsats.
Undvik att göra en ospecificerad bokning enbart för att få saldona lika. Identifiera orsaken först och dokumentera hur den rättas, så att samma fel inte ligger kvar eller återkommer.
Hur kontrollerar man obetalda fakturor och kreditfakturor?
Gå igenom öppna poster leverantör för leverantör. Kontrollera att varje faktura hör till företaget, att beloppet stämmer med fakturaunderlaget och att eventuell betalning har kopplats till rätt post. En faktura som fortfarande står som obetald kan redan ha betalats via banken utan att betalningen har matchats i bokföringsprogrammet.
Titta särskilt på gamla poster, delbetalningar och krediter. Om en leverantör har skickat en kreditfaktura behöver du kontrollera hur den ska hanteras mot den ursprungliga fakturan. En kvarvarande mindre skuld kan vara en verklig restbetalning, men den kan också bero på felregistrering eller på hur betalningen har matchats.
Om du får ett kontoutdrag från leverantören kan du jämföra det med dina egna poster. Tänk på att leverantörens lista och din bokföring kan visa olika lägen om en betalning nyligen har skickats eller en faktura ännu inte har registrerats. Utred skillnaden innan du betalar på nytt.
När behöver man stämma av leverantörsreskontra?
Regelbunden avstämning gör det lättare att upptäcka fel medan fakturor och betalningar fortfarande är aktuella. För ett mindre företag kan en månadsvis rutin vara praktisk. Har du många fakturor eller flera personer som hanterar inköp och betalningar kan tätare kontroller vara lämpliga.
Inför bokslut är det särskilt värdefullt att ha en genomgången specifikation av leverantörsskulderna. Kontrollera då att rapporten avser rätt bokslutsdatum och att äldre eller oklara poster är utredda. Läs mer om hjälp med bokslut om du vill samordna avstämningen med arbetet vid årets slut.
En avstämning visar vilka registrerade skulder som återstår, men ersätter inte en planering av kommande betalningar. För att få bättre överblick kan du även använda förfallodatumen och jämföra betalningsbehovet med tillgängliga pengar.
Vad ingår i hjälp med avstämning av leverantörsreskontra?
Du kan be om hjälp med en enstaka differens, en genomgång inför bokslut eller löpande avstämningar. Ett uppdrag kan omfatta jämförelse mellan reskontra och huvudbok, kontroll av öppna fakturor, felsökning av betalningar och förslag på rättelser. Bestäm också om konsulten ska genomföra rättelserna eller lämna dem till dig för godkännande.
Priset varierar med antalet fakturor, hur många perioder som ska granskas, kvaliteten på dokumentationen och hur mycket felsökning som behövs. Be därför om en offert där omfattning, prisupplägg och eventuellt tillkommande arbete framgår. Om du driver en mindre verksamhet kan bokföringshjälp för egen firma vara ett närliggande alternativ.
Beskriv i offertformuläret vilket bokföringsprogram du använder, ungefär hur många leverantörsfakturor du hanterar och vilken period avstämningen gäller. Ange om du redan känner till en differens och om du vill ha engångshjälp eller en återkommande tjänst. Då blir det enklare att få en offert som motsvarar ditt faktiska behov.
Så går det till
Välj avstämningsdatum
Bestäm vilket datum kontrollen gäller och använd samma datum i samtliga rapporter.
Ta fram reskontralista och huvudbok
Hämta leverantörsreskontrans historiska saldo och huvudboken för företagets konton för leverantörsskulder.
Jämför saldon och spåra skillnader
Kontrollera totalsummorna. Vid en differens, gå igenom bokningar och betalningar sedan den senaste avstämning som stämde.
Granska öppna fakturor
Kontrollera äldre poster, kreditfakturor, delbetalningar och fakturor som kan vara betalda men inte matchade.
Dokumentera och följ upp
Spara rapporterna, notera identifierade fel och kontrollera saldona på nytt efter eventuella rättelser.
Vanliga frågor
Vad betyder avstämning av leverantörsreskontra?
Det betyder att kontrollera att leverantörsreskontrans saldo stämmer med huvudbokens leverantörsskulder vid samma datum. Du granskar också de öppna fakturorna och betalningarna för att upptäcka fel som inte syns i totalsumman.
Ska leverantörsreskontran stämma med konto 2440?
Om företaget använder konto 2440 för leverantörsskulder ska reskontrans motsvarande skuld normalt stämma med det kontots saldo vid samma datum. Används flera skuldkonton behöver jämförelsen omfatta rätt konton och samma urval av fakturor.
Hur gör jag om en betald leverantörsfaktura ligger kvar som obetald?
Kontrollera betalningen på bankkontoutdraget och jämför belopp, datum och mottagare med fakturan. Undersök sedan om betalningen har registrerats och kopplats till rätt faktura i programmet. Betala inte fakturan igen innan du har utrett vad som hänt.
Kan jag stämma av leverantörsreskontra själv?
Ja, om du kan ta fram rapporterna och följa fakturor och betalningar i ditt bokföringsprogram. Börja med samma avstämningsdatum i båda rapporterna. Ta hjälp om differensen är svår att spåra eller om du är osäker på hur en rättelse ska göras.
Vad kostar hjälp med avstämning av leverantörsreskontra?
Priset beror på fakturavolym, antal perioder, tillgång till underlag och hur komplicerade avvikelserna är. Be om en specificerad offert och kontrollera om felsökning, rättelser och uppföljning ingår eller debiteras separat.
Redo att jämföra offerter?
Beskriv ditt projekt en gång och få offerter att jämföra på samma underlag.