Lönehantering pris kostnad per lönebesked och månad

Vad kostar lönehantering per anställd?

Ett ungefärligt pris för en digital lösning är 50–100 kr per anställd och månad. Extern lönehantering med personlig kontakt ligger ungefär på 150–300 kr per lönebesked. Skillnaden handlar framför allt om arbetsfördelningen: får du tillgång till ett system där du gör arbetet själv, eller tar en lönekonsult hand om beräkningar och kontroller?

Prisintervallen är vägledande, inte fasta offerter. En enkel månadslön utan förändringar kan innebära mindre arbete än en lön med varierande arbetstid, frånvaro, förmåner och flera ersättningar. Även hur informationen lämnas påverkar arbetsinsatsen. Samlade uppgifter i ett överenskommet format kan göra hanteringen enklare än uppgifter som kommer i flera omgångar.

Jämför därför inte bara beloppet per lönebesked. Be om den totala månadskostnaden för just ditt antal anställda och fråga om grundavgift, systemavgift och personlig support ingår. Kontrollera också om priserna anges inklusive eller exklusive moms, så att jämförelsen görs på samma grund.

Pris på lönehantering för småföretag med 1–5 anställda

För ett litet företag med 1–5 anställda är cirka 500–2 000 kr per månad ett ungefärligt riktmärke. Det är ett separat totalprisintervall för småföretag, inte en summa som alltid kan räknas fram genom att multiplicera det lägsta styckepriset med antalet anställda. En grundavgift eller ett minsta månadsarvode kan påverka slutpriset.

Om du bara behöver hjälp med en eller ett par löner är det särskilt viktigt att fråga vad minimiavgiften omfattar. Be även om besked om kostnaden under månader när ingen lön betalas ut och hur en extra lönekörning debiteras.

Fundera på om du vill köpa enbart löneservice eller samla fler ekonomitjänster hos samma leverantör. Behöver du också hjälp med den löpande ekonomin kan du beskriva det tillsammans med ditt behov av bokföringshjälp för företag. Be då om separata prisposter för att se vad lönehanteringen faktiskt kostar.

Vad ingår i priset för extern lönehantering?

Innehållet skiljer sig mellan tjänster. Be leverantören beskriva vilka moment som ingår i grundpriset och vilka som debiteras separat. Ett erbjudande kan omfatta själva löneberäkningen och lönebeskedet, medan ett annat även omfattar kontroller, rapporter och löpande frågor.

Be särskilt om besked om följande delar:

• Registrering och kontroll av uppgifter om arbetstid och frånvaro.
• Beräkning av lön, ersättningar och förmåner.
• Framtagning och distribution av lönebesked.
• Betalningsunderlag och eventuell hjälp med betalningsflödet.
• Arbetsgivardeklaration och bokföringsunderlag.
• Hantering av rättelser och extra lönekörningar.
• Support till dig och eventuellt till de anställda.

Om du vill ha hjälp med arbetsgivardeklaration, fråga om tjänsten omfattar att enbart ta fram uppgifterna eller också hantera inlämningen. På samma sätt bör du skilja mellan att få en bokföringsfil och att faktiskt få bokföring av löner utförd.

En tydlig omfattning gör det lättare att bedöma värdet av offerten. Ett lägre styckepris är inte nödvändigtvis billigare om flera av de moment du behöver tillkommer.

Vad påverkar kostnaden för lönehantering?

Antalet anställda är en viktig faktor, men lönernas komplexitet kan vara minst lika avgörande. Timlöner, obekväm arbetstid, övertid, semester, sjukfrånvaro och retroaktiva ändringar kan innebära fler moment att hantera. Beskriv också om det finns kollektivavtal som konsulten behöver arbeta utifrån.

Förmåner och kostnadsersättningar behöver finnas med i löneuppgifterna. Skatteverket beskriver att information om ersättningarna och deras skatteplikt behövs för att beräkna arbetsgivaravgifter och skatteavdrag. Berätta därför redan vid offertförfrågan om exempelvis bilförmån, traktamente eller bilersättning förekommer. Du behöver inte själv kunna beräkna allt för att be om hjälp.

Även starten kan påverka kostnaden. Fråga om uppläggning av anställda, överföring av historik och anslutning till befintliga system ingår eller prissätts separat. Om du byter leverantör är det bra att beskriva vilket lönesystem du använder och när du vill att den nya tjänsten ska börja.

Be slutligen om tydliga villkor för ändringar. Vad händer med priset om du anställer fler, behöver rätta en tidigare lön eller lämnar information efter den överenskomna tidpunkten?

Jämför offerter på lönehantering med samma omfattning

Be varje leverantör räkna på samma antal anställda, samma lönefrekvens och samma arbetsmoment. Då blir det lättare att se skillnaden mellan ett lågt annonserat pris och den kostnad som passar ditt faktiska behov. Håll eventuell startkostnad separat från det löpande månadspriset.

Begär gärna en skriftlig sammanställning av vad som ingår, möjliga tillägg och villkor för uppsägning. Fråga också hur personuppgifter och lönehandlingar ska lämnas över och hur du får tillgång till din information om samarbetet avslutas.

Använd offertformuläret och beskriv antalet anställda, om ni har månads- eller timlön, vilket system du använder och när du vill börja. Nämn frånvaro, förmåner, kollektivavtal och andra återkommande avvikelser. Ange också om du vill ha hjälp med arbetsgivardeklaration och bokföring. Lämna inte personnummer, bankuppgifter eller enskilda anställdas lönehandlingar i den första förfrågan.