Vad är leverantörsreskontra? Förklaring och exempel

Vad betyder leverantörsreskontra i praktiken?

Leverantörsreskontran fungerar som ett detaljerat register över företagets inköpsfakturor. I stället för att bara se en sammanlagd leverantörsskuld kan du undersöka vilka fakturor summan består av. Det gör det lättare att planera betalningar, hitta en viss faktura och kontrollera om en leverantörspåminnelse gäller något som redan är betalt.

Vanliga uppgifter i registret är leverantörens namn, fakturanummer, fakturadatum, förfallodag, ursprungligt belopp och kvarvarande belopp att betala. Ofta går det också att öppna fakturabilden och se om fakturan väntar på godkännande.

Begreppen leverantörsreskontra och leverantörsskulder hänger ihop, men betyder inte samma sak. Leverantörsskulder är det företaget är skyldigt sina leverantörer. Reskontran visar detaljerna bakom skulderna och hjälper dig att följa varje faktura genom hanteringen.

Leverantörsreskontra – exempel från ett mindre företag

Tänk dig att du driver en liten verksamhet och får fakturor för material, telefoni och lokalhyra. Materialfakturan är betald, telefonifakturan förfaller nästa vecka och hyresfakturan väntar på att du ska godkänna den. I leverantörsreskontran kan du följa varje faktura separat, trots att de hör till samma företags inköp.

Om materialleverantören skickar en kreditfaktura för en retur behöver även den hanteras. Kreditfakturan kan minska beloppet som återstår att betala eller behöva matchas mot en annan post. Den ska därför inte bara blandas ihop med en vanlig betalning.

Exemplet visar varför en lista över obetalda fakturor är användbar. Du ser vad som behöver göras: godkänna en faktura, undersöka en avvikelse eller förbereda en betalning. Samtidigt kan historiken hjälpa dig att svara när en leverantör frågar om en äldre faktura.

Hur fungerar processen i leverantörsreskontran?

Processen börjar när en leverantörsfaktura tas emot och registreras. Därefter kontrolleras exempelvis leverantör, belopp, fakturanummer och förfallodag. En viktig praktisk kontroll är att fakturan inte redan finns registrerad och att inköpet faktiskt avser verksamheten.

Nästa del är kontering och attest. Kontering innebär att bestämma hur inköpet ska redovisas i bokföringen. Attest betyder här att en utsedd person granskar och godkänner fakturan enligt verksamhetens rutiner. Om något är fel bör det finnas ett tydligt sätt att pausa hanteringen och kontakta leverantören.

Efter godkännandet kan fakturan tas med i ett betalningsförslag. Att skapa ett betalningsförslag är inte samma sak som att godkänna betalningen i banken. Bestäm därför vem som ansvarar för respektive moment, särskilt om du anlitar extern hjälp.

När betalningen är genomförd matchas den mot rätt faktura. Sedan stäms reskontran av mot bokföringen så att detaljer och totalsummor hänger ihop. Om du även behöver hjälp med resten av den löpande ekonomin kan uppdraget samordnas med bokföringshjälp för företag.

Vilka arbetsuppgifter ingår i leverantörsreskontra?

Arbetsuppgifterna kan omfatta registrering av fakturor, kontroll av leverantörsuppgifter, kontering, hantering av kreditfakturor och uppföljning av fakturor som väntar på attest. Även betalningsförslag, matchning av betalningar och avstämningar kan ingå.

En annan del är att utreda avvikelser. Det kan handla om en dubblett, en delbetalning, en saknad kreditfaktura eller en påminnelse som inte stämmer med registrerad betalningsstatus. Sådana frågor kräver ofta mer arbete än en vanlig faktura som passerar hela flödet utan problem.

När du köper tjänsten bör du därför be om en konkret arbetsbeskrivning. Ingår kontakt med leverantörer? Vem följer upp fakturor som inte har godkänts? Får du en återkommande sammanställning över obetalda poster? För en mindre verksamhet kan detta vara en avgränsad del av bokföringshjälp för egen firma, snarare än ett separat uppdrag.

Måste alla företag ha leverantörsreskontra?

En separat sidoordnad bokföring, till exempel en leverantörsreskontra, är inte obligatorisk för alla företag. Behovet bedöms bland annat utifrån företagets storlek, verksamhetens omfattning och bokföringssystemets uppbyggnad. Om det finns många leverantörsskulder kan de behöva specificeras för att ge tillräcklig kontroll och överblick.

Den praktiska frågan är om du enkelt kan se vilka fakturor som kommit in, vilka som betalats och vilka skulder som återstår. Med fler leverantörer och fakturor blir en strukturerad reskontra ofta mer användbar.

När reskontran är en del av bokföringssystemet behöver även sambandet mellan systemen vara begripligt. Systemdokumentationen ska göra det möjligt att följa affärshändelser genom bokföringen. Om du byter program eller anlitar en konsult är det därför klokt att fråga hur fakturor, bokföringsposter och betalningshistorik hålls ihop.

Vad kostar hjälp med leverantörsreskontra?

Priset varierar med antalet fakturor, hur de kommer in, vilket ekonomisystem du använder och hur mycket manuell hantering som behövs. Ett uppdrag med enhetliga digitala fakturor kan kräva mindre arbete än ett där fakturor kommer via flera kanaler och ofta behöver kompletteras.

Även omfattningen spelar stor roll. En offert för enbart registrering är inte direkt jämförbar med en offert som också omfattar kontering, betalningsförslag, leverantörskontakter och avstämning. Fråga om uppstart, programkostnader och hantering av äldre fel ingår eller debiteras separat.

Beskriv i offertformuläret ungefär hur många leverantörsfakturor du får per månad, vilket program du använder och vilka moment du vill ha hjälp med. Ange också om det finns gamla obetalda poster eller en eftersläpning att reda ut. Be om tydlig ansvarsfördelning för attest och betalning samt besked om hur priset påverkas när fakturavolymen förändras.