Vad är arbetsgivardeklaration? AGI, datum och hjälp

Vad innehåller en arbetsgivardeklaration på individnivå?

Arbetsgivardeklarationen innehåller uppgifter om betalningsmottagaren, den ersättning som har betalats ut och hur mycket skatt som har dragits av. Arbetsgivaravgifterna redovisas också. Det handlar alltså både om uppgifter för enskilda personer och om arbetsgivarens sammanlagda redovisning för perioden.

Utgångspunkten är vad som faktiskt har betalats ut. Om en lön betalas i februari redovisas den i arbetsgivardeklarationen för februari, som lämnas månaden efter. Det är därför viktigt att skilja på när arbetet utfördes och när ersättningen betalades.

Lön, förmåner och kostnadsersättningar kan behöva hanteras olika. När du tar fram deklarationen bör du därför ha ett tydligt underlag som visar vad varje ersättning avser, i stället för att enbart utgå från beloppet som kommit in på den anställdas bankkonto. En löneberäkning och en arbetsgivardeklaration är inte samma sak, men uppgifterna behöver stämma överens.

Vill du förstå arbetet före själva deklarationen kan du läsa om vad lönehantering innebär.

Vem ska lämna arbetsgivardeklaration?

När du som arbetsgivare har betalat ut ersättning för arbete ska du lämna uppgifter om ersättningen, avdragen skatt och arbetsgivaravgifter i en arbetsgivardeklaration. Skatteverket anger också att du ska vara registrerad som arbetsgivare om du ska betala ut ersättning för arbete.

Det är rollen som arbetsgivare eller utbetalare som är central, inte om du själv arbetar med ekonomi till vardags. Om du ska anställa för första gången är det därför klokt att planera både lönehanteringen och deklarationen innan den första utbetalningen.

Du kan sköta redovisningen själv eller be om hjälp med exempelvis sammanställning, kontroll och inlämning. När du anlitar hjälp behöver det vara tydligt vem som tar fram löneunderlagen, vem som granskar uppgifterna och vem som sköter inlämningen. Läs mer om hjälp med arbetsgivardeklaration om du vill jämföra olika upplägg.

När ska arbetsgivardeklarationen lämnas?

Arbetsgivardeklarationen lämnas månaden efter att ersättningen betalades ut. För de allra flesta är sista inlämningsdag den 12:e i den efterföljande månaden. Skatteverket använder exempelvis en utbetalning i februari som ska redovisas i deklarationen som lämnas den 12 mars.

Behandla inte den 12:e som ett datum som alltid gäller. Deklarations- och betalningsdagar kan skilja sig åt, bland annat beroende på omsättning. Om ett datum för redovisning och inbetalning infaller på en lördag, söndag eller allmän helgdag gäller i stället följande vardag.

För arbetsgivare med en omsättning på högst 40 miljoner kronor ska arbetsgivaravgifter och avdragen skatt vara betalda senast den sista inlämningsdagen. Kontrollera datumen för din situation på Skatteverkets sida för arbetsgivare, där du också hittar vägen till e-tjänsten.

En praktisk rutin är att sätta en egen tidigare dag för att samla in och kontrollera underlagen. Då finns tid att reda ut oklarheter innan deklarationen ska lämnas och betalningen vara gjord.

Ska man lämna arbetsgivardeklaration utan lön?

Om du som arbetsgivare inte har betalat ut ersättning eller gett ut en förmån ska du enligt Skatteverket deklarera noll. En månad utan löneutbetalning betyder alltså inte automatiskt att deklarationen kan hoppas över.

Kontrollera också att det verkligen saknas både ersättning och förmåner. Att ingen nettolön har betalats till ett bankkonto är inte i sig samma sak som att inga uppgifter ska redovisas. Om du är osäker kan du be den som hjälper dig att gå igenom månadens underlag innan en nolldeklaration lämnas.

Vid löpande hjälp bör ni komma överens om hur månader utan utbetalningar hanteras. Det minskar risken för att båda parter utgår från att den andra redan har tagit hand om deklarationen.

Hur redovisas VAB och föräldraledighet i AGI?

Från och med redovisningsperioden januari 2025 ska arbetsgivare lämna frånvarouppgifter när ersättningen i individuppgiften har påverkats av frånvaro som kan ge rätt till föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning, exempelvis VAB.

Frånvarouppgifterna lämnas på individnivå i samband med arbetsgivardeklarationen. Det är viktigt att koppla uppgifterna till den ersättning som har påverkats. Frånvaro i januari som påverkar lönen som betalas i februari kan därför behöva redovisas tillsammans med arbetsgivardeklarationen för februari.

Som praktiskt underlag bör du samla datum, typ av frånvaro och omfattning samt notera vilken löneutbetalning som påverkats. Det gör det lättare att kontrollera att rätt uppgifter följer med rätt period. Använder du hjälp med lönerna bör ni också bestämma hur och när frånvaron ska rapporteras.

Vad kostar hjälp med arbetsgivardeklaration?

Priset beror på hur omfattande hjälpen ska vara. Att kontrollera och lämna en deklaration utifrån färdiga löneunderlag är ett annat uppdrag än att även beräkna löner, hantera frånvaro och utreda tidigare fel. Antalet betalningsmottagare och hur väl underlagen är ordnade kan också påverka arbetet.

Be om en offert som tydligt beskriver vad som ingår. Fråga om priset omfattar granskning, inlämning, hantering av frånvarouppgifter och eventuella rättelser. Om lönerna också ska bokföras kan du läsa om bokföring av löner och be att den delen specificeras separat.

Beskriv i offertformuläret hur många personer som får ersättning, om du behöver engångshjälp eller återkommande hjälp och vilket löneprogram du använder. Ange också om det gäller en kommande deklaration, en tidigare period eller en rättelse. Du behöver inte lämna anställdas personnummer eller känsliga löneuppgifter för att beskriva uppdragets omfattning.