Vad är lönehantering? Processen och hjälpen du kan få
Vad är lönehantering och vilken hjälp kan du få med den? Lönehantering är arbetet med att samla in löneunderlag, beräkna lön och skatteavdrag, ta fram lönebesked och förbereda utbetalning, rapportering och bokföring. Om du sköter löner i ett mindre företag eller vill förstå ditt eget lönebesked hjälper den här guiden dig att se hur delarna hänger ihop. Ska du anlita hjälp får du också veta vad du bör beskriva i en offertförfrågan.
Lönehantering är den återkommande administration som gör att ersättningar till anställda kan beräknas, kontrolleras, betalas ut och redovisas. Processen utgår från uppgifter om exempelvis arbetad tid, avtalad lön, frånvaro, förmåner och kostnadsersättningar.
Vad ingår i lönehantering?
Lönehantering omfattar mer än att föra över pengar till ett bankkonto. Först behöver den som sköter lönerna veta vilken ersättning varje person ska få. Det kan handla om en fast månadslön, timlön eller varierande ersättningar. Ändringar i arbetstid, frånvaro och andra uppgifter behöver också fångas upp innan lönen beräknas.
Därefter räknas lönen fram utifrån de förutsättningar som gäller för anställningen. Lönebeskedet visar beräkningen, medan ett betalningsunderlag kan användas för att förbereda själva utbetalningen. I ett externt uppdrag kan även underlag för arbetsgivardeklaration och bokföring ingå, men omfattningen behöver framgå av överenskommelsen.
Skatteverket beskriver att underlaget för arbetsgivaravgifter och skatteavdrag behöver innehålla information om ersättningarna och om de är skattepliktiga eller inte. Ersättningar kan vara lön, förmåner och kostnadsersättningar, exempelvis traktamente och bilersättning. Därför räcker det inte alltid att bara lämna en lista med arbetade timmar.
Lönehanteringens process – från underlag till lönebesked
En tydlig löneprocess börjar med att underlagen samlas in på ett bestämt sätt. Den anställde eller ansvariga personen lämnar uppgifter om arbetad tid, frånvaro och eventuella ersättningar. Den som hanterar lönerna kontrollerar sedan att informationen är tillräcklig och frågar om sådant som är oklart.
När uppgifterna är klara görs löneberäkningen. Ett utkast kan därefter granskas av den som känner till personalens arbetstid och villkor. Kontrollen är särskilt användbar när någon har börjat eller slutat, fått ändrad lön eller haft en månad med ovanliga ersättningar. Efter godkännandet tas lönebesked och överenskomna betalnings- och redovisningsunderlag fram.
Bestäm vem som lämnar uppgifter, vem som svarar på frågor och vem som godkänner resultatet. En gemensam rutin för när underlagen ska vara klara minskar risken för sena ändringar. Be också om en beskrivning av hur rättelser hanteras, så att du vet vad som händer om ett fel upptäcks efter lönekörningen.
Vilka underlag behövs för att göra löner?
Vilka uppgifter du behöver lämna beror på hur ersättningarna ser ut. Som utgångspunkt är det bra att samla information om anställda, anställningsvillkor, lön och arbetstid. För varje löneperiod kan du även behöva lämna tidrapporter, frånvaro, ändrad sysselsättningsgrad och beslutade lönetillägg.
Förmåner och kostnadsersättningar bör beskrivas separat. Om en anställd exempelvis har tillgång till bil eller har varit på tjänsteresa behöver den som beräknar lönen kunna bedöma hur ersättningen ska hanteras. Skicka därför inte bara ett totalbelopp utan även en förklaring och relevanta underlag.
Du behöver inte själv kunna alla lönebegrepp för att begära hjälp. Beskriv i stället situationen konkret: vilka löneformer som används, hur tider registreras och vilka ersättningar som förekommer. Be leverantören om en checklista och en överenskommen kanal för personuppgifter. I en första offertförfrågan kan du beskriva omfattningen utan att bifoga enskilda anställdas detaljerade löneuppgifter.
Hur hänger lönehantering ihop med arbetsgivardeklaration och bokföring?
Löneberäkning, redovisning till Skatteverket och bokföring är olika delar av samma flöde. Lönehanteringen tar fram uppgifter om ersättningar och avdrag. Dessa uppgifter kan sedan användas i redovisningen och som underlag för att bokföra lönerna. När du köper hjälp är det viktigt att kontrollera om leverantören sköter hela flödet eller bara vissa delar.
Skatteverket anger att den som betalar ut ersättning för arbete på totalt 1 000 kronor eller mer under ett år till en person med A-skatt är skyldig att redovisa och betala arbetsgivaravgifter och skatt. Hur en viss ersättning ska behandlas behöver bedömas utifrån förutsättningarna för just den utbetalningen.
Läs mer om hjälp med arbetsgivardeklaration och bokföring av löner. När du jämför offerter bör du fråga om dessa moment ingår, vem som kontrollerar dem och vem som ansvarar för att godkänna och genomföra betalningar.
När är det bra att anlita hjälp med lönehantering?
Extern hjälp kan vara ett alternativ när lönerna tar mycket tid, när du är osäker på beräkningarna eller när verksamheten saknar en tydlig rutin. Det kan också vara praktiskt vid återkommande variationer i arbetstid och ersättningar. Behovet avgörs inte bara av antalet anställda: några få löner med många ändringar kan kräva mer arbete än flera likartade löner.
Du kan välja hjälp med enstaka moment eller ett mer sammanhållet uppdrag. Exempelvis kan du själv samla in och godkänna tider medan en lönekonsult gör beräkningar och tar fram lönebesked. Ett annat upplägg är att leverantören också förbereder deklarations- och bokföringsunderlag.
Be om en tydlig ansvarsfördelning även om du vill lämna bort så mycket som möjligt. Vem besvarar frågor från anställda? Vem registrerar förändringar? Vad händer om underlagen kommer sent? Ett tydligt upplägg gör det lättare att bedöma om tjänsten passar ditt behov och att jämföra olika erbjudanden.
Vad kostar hjälp med lönehantering och hur jämför du offerter?
Priset varierar med uppdragets omfattning, antalet lönebesked och hur mycket bearbetning underlagen kräver. Även löneformer, återkommande ändringar, systemkopplingar och behovet av rådgivning kan påverka kostnaden. Läs mer om vad du kan jämföra på sidan om lönehantering och pris.
Be varje leverantör förklara hur priset räknas och vad som ingår. Kontrollera särskilt om uppstart, lönebesked, rättelser, rapportering och bokföringsunderlag omfattas. Fråga också hur extra lönekörningar eller hjälp utanför det vanliga månadsarbetet debiteras. Ett lågt grundpris är svårt att värdera om flera moment tillkommer separat.
Använd offertformuläret för att beskriva ungefär hur många personer som får lön, om de har timlön eller månadslön och hur du samlar in tider i dag. Ange vilka delar du vill ha hjälp med och när du vill komma igång. Beskriv också om det gäller återkommande lönehantering eller att reda ut en särskild löneperiod. Då blir det lättare att få en offert med relevant omfattning.
Så går det till
Beskriv dina löner och nuvarande rutiner
Ange antal löntagare, timlön eller månadslön och hur arbetstid, frånvaro och ersättningar registreras.
Välj vilka moment du vill ha hjälp med
Beskriv om uppdraget ska omfatta löneberäkning, lönebesked, betalningsunderlag, arbetsgivardeklaration och bokföringsunderlag.
Begär offert och jämför omfattningen
Använd formuläret och be om tydliga uppgifter om prisupplägg, ansvarsfördelning, uppstart och kostnader för extra arbete.
Vanliga frågor
Vad är lönehantering jämfört med löneadministration?
Begreppen används ofta för överlappande arbetsuppgifter: insamling av underlag, löneberäkning, lönebesked och administration kring utbetalning och redovisning. När du anlitar hjälp är det därför viktigare att få momenten specificerade än att utgå från tjänstens namn.
Hur ser en lönehanteringsprocess ut?
Ett vanligt upplägg är att samla in underlag, kontrollera uppgifterna, beräkna löner, granska och godkänna resultatet samt ta fram lönebesked och underlag för betalning, redovisning och bokföring. Vem som utför varje moment bestäms i ert arbetssätt.
Kan jag få hjälp med bara en del av lönehanteringen?
Du kan efterfråga ett avgränsat uppdrag, exempelvis löneberäkning och lönebesked, medan du själv sköter insamling av tider och godkännande. Be leverantören ange vilka delar som erbjuds och vilka uppgifter du behöver lämna.
Ingår löneutbetalningen när jag anlitar en lönekonsult?
Inte nödvändigtvis. Att ta fram ett betalningsunderlag är inte samma sak som att genomföra utbetalningen. Kontrollera i offerten vem som förbereder, godkänner och utför betalningen.
Vad behöver jag ange för att få offert på lönehantering?
Beskriv antal löntagare, löneformer, förekomst av varierande arbetstid, förmåner och kostnadsersättningar samt vilket system du använder. Ange också om arbetsgivardeklaration och bokföringsunderlag ska ingå och när du vill att hjälpen ska börja.
Redo att jämföra offerter?
Beskriv ditt projekt en gång och få offerter att jämföra på samma underlag.