Vad är löpande bokföring? Exempel och checklista

Vad innebär löpande bokföring i praktiken?

När du driver en verksamhet händer det saker som påverkar ekonomin: en kund betalar, du köper material eller pengar dras för ett abonnemang. Den löpande bokföringen ordnar dessa händelser så att du kan följa företagets ekonomi och ta fram rapporter över resultat och ekonomisk ställning.

Arbetet börjar med att samla och ordna kvitton, fakturor och andra verifikationer. Därefter registreras händelserna på rätt konton. Att välja konton kallas att kontera. Du behöver också kontrollera att registrerade betalningar stämmer med exempelvis företagets bankkonto. Den kontrollen kallas avstämning.

En mapp med kvitton är alltså inte i sig en färdig bokföring. Inte heller räcker det att bara titta på banksaldot. Bokföringen visar vad pengarna avser och hjälper dig att skilja exempelvis försäljningsintäkter från lån eller egna insättningar.

Alla som driver näringsverksamhet ska bokföra. Det gäller även en liten enskild firma. För dig som precis har startat kan det vara klokt att få hjälp med rutinerna från början, även om du sedan vill göra det mesta själv.

Löpande bokföring – exempel med inköp och försäljning

Tänk dig att du driver en liten verksamhet och köper förbrukningsmaterial. Kvittot beskriver inköpet och blir en verifikation. När inköpet bokförs registreras beloppen på relevanta konton för inköp, eventuell moms och betalning. Kvittot kopplas till bokföringsposten så att det går att förstå vad registreringen avser.

Vid en försäljning beror arbetsgången på vilken bokföringsmetod du använder. Med faktureringsmetoden registrerar du kundfakturan som en kundfordran när den ställs ut. När kunden betalar registreras betalningen och kundfordran minskar. Betalningen blir alltså inte en ny försäljningsintäkt.

Med kontantmetoden bokförs fakturan i stället normalt när kunden betalar. Vid räkenskapsårets slut ska även obetalda fakturor tas med. Samma kundaffär kan därmed ge olika antal löpande bokföringsmoment beroende på metod.

Exemplen visar arbetsgången, men vilka konton och vilken momshantering som passar beror på själva affären. Be om hjälp om du är osäker innan du återanvänder en kontering för många liknande inköp.

Vad är skillnaden mellan kontantmetoden och faktureringsmetoden?

Kontantmetoden innebär att fakturor normalt bokförs när de betalas. Företag med en nettoomsättning på högst tre miljoner kronor får använda metoden. Den ger färre registreringsmoment under året, men obetalda kund- och leverantörsfakturor behöver ändå bokföras vid räkenskapsårets slut.

Faktureringsmetoden innebär att fakturor bokförs när de ställs ut eller kommer in. Kundfakturor registreras som kundfordringar och leverantörsfakturor som leverantörsskulder. När betalningen sker bokförs även den. Metoden ger därför en tydligare löpande bild av vad kunderna är skyldiga företaget och vad företaget är skyldigt sina leverantörer.

Kontantmetoden betyder inte att verksamheten bara tar emot kontanter. Namnet beskriver när fakturorna bokförs, inte hur kunden betalar. När du begär hjälp bör du ange vilken metod du använder. Om du inte vet kan du be konsulten att kontrollera det innan arbetet börjar.

Hur ofta ska man bokföra löpande?

Huvudregeln är att kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag. Övriga affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. Löpande bokföring betyder därför inte att du fritt kan vänta till årets slut.

Det finns möjligheter att senarelägga bokföringen. Enligt Verksamt får bokföring av övriga affärshändelser för en månad senareläggas till senast 50 dagar efter månadens utgång. En förutsättning är att verifikationerna ordnas i takt med att de tas emot eller sammanställs, så att händelserna kan bokföras utan alltför mycket ytterligare arbete. Särskilda möjligheter finns även för kontanta betalningar som registreras i ett certifierat kassaregister.

Skilj på när materialet samlas in och när själva registreringen görs. Även om bokföringen får göras senare behöver du hålla ordning på handlingarna fortlöpande. Bestäm gärna en återkommande rutin för att fotografera kvitton, hantera fakturor och följa upp sådant som saknas. Om du anlitar hjälp bör ni komma överens om när materialet ska lämnas.

Checklista för löpande bokföring

Använd checklistan för att få en tydlig arbetsgång, oavsett om du bokför själv eller delar arbetet med en konsult:

• Samla kvitton, kundfakturor, leverantörsfakturor och andra handlingar som förklarar affärshändelserna.
• Ordna materialet så att det går att koppla varje handling till rätt händelse och period.
• Kontrollera att inköp och betalningar har kommit med, även abonnemang och bankavgifter.
• Registrera händelserna enligt företagets bokföringsmetod.
• Stäm av bokförda banktransaktioner mot kontoutdraget och undersök skillnader.
• Följ upp obetalda fakturor och sådant som behöver kompletteras.
• Gå igenom resultatet så att du förstår större förändringar i intäkter och kostnader.
• Spara bokföringen och tillhörande handlingar ordnat och säkert.

Bokföringen och handlingarna till den ska sparas i sju år. Papperskvitton och pappersfakturor behöver inte sparas efter digitalisering om du har säkerställt att informationen inte kan förändras eller försvinna. Kontrollera därför att hela handlingen är läsbar och att den verkligen har sparats innan du kastar papperet.

Om du också vill förstå hur momsredovisningen hanteras i bokföringen finns en separat guide om att bokföra momsdeklaration.

Ingår bokslut och deklaration i löpande bokföring?

Löpande bokföring, bokslut och deklaration är olika delar av ekonomiarbetet. Den löpande bokföringen registrerar årets affärshändelser. Vid årets slut ska bokföringen avslutas med årsbokslut eller årsredovisning beroende på vilka regler som gäller för företaget. I vissa fall får årsbokslutet göras i förenklad form.

Att en konsult sköter löpande bokföring betyder inte automatiskt att bokslut eller deklaration ingår i uppdraget. Detsamma gäller lönehantering, momsdeklaration och rådgivning. Be om en tydlig beskrivning av vilka moment som ingår och vilka som offereras separat.

Om du vill ha hjälp genom hela året kan du be om ett samlat upplägg som även omfattar bokslut. Då blir det lättare att planera både materialleveranser och kostnader, utan att blanda ihop de olika tjänsterna.

Vad påverkar priset för löpande bokföring?

Priset varierar med hur mycket arbete som behöver göras och hur omfattande hjälp du vill ha. Antalet kvitton och fakturor, betalningsflödenas komplexitet, materialets ordning och behovet av rättelser påverkar arbetsmängden. Även programkostnader, rapportering och tilläggstjänster kan påverka totalsumman.

Jämför därför inte bara en månadsavgift eller ett timpris. Be om besked om vilken mängd arbete som omfattas, vad som händer om verksamheten växer och om uppstart eller genomgång av tidigare bokföring debiteras separat. Fråga också hur löpande frågor och avstämningar hanteras.

Beskriv i offertformuläret vilken företagsform du har, ungefär hur många kvitton och fakturor du hanterar per månad och vilket bokföringsprogram du använder. Berätta om bokföringen är aktuell eller om äldre perioder behöver tas om hand. Ange slutligen vad du vill göra själv och om du även behöver hjälp med moms, löner eller bokslut. Det gör det lättare att få en offert som motsvarar ditt faktiska behov.