Arbetsgivardeklaration engelska pAYE return och hjälp

Vad heter arbetsgivardeklaration på engelska?

Den benämning du ska leta efter hos Skatteverket är PAYE return. Om du ska förklara arbetsgivardeklarationen för en engelskspråkig medarbetare, redovisningskonsult eller kollega är det därför ett användbart begrepp. Det hjälper också när du söker efter engelska blanketter och instruktioner.

En kort förklaring på engelska kan vara: ”A PAYE return reports payments to each payee, tax deductions and employer contributions.” Den beskriver vad deklarationen innehåller utan att blanda ihop den med företagets inkomstdeklaration eller den anställdas privata deklaration.

Arbetsgivardeklarationen innehåller både uppgifter om arbetsgivaren och uppgifter om respektive betalningsmottagare. På engelska skiljer Skatteverket därför mellan main statement, som är huvuduppgiften, och individual statement, som är individuppgiften. Om du beställer hjälp är det bra att ange om du behöver stöd med hela deklarationen, en enskild individuppgift eller en rättelse av tidigare uppgifter.

Engelska ord för arbetsgivardeklaration och löneuppgifter

Flera engelska begrepp återkommer när du läser om arbetsgivardeklaration. Här är de viktigaste att känna igen:

• PAYE return: arbetsgivardeklaration.
• Main statement: huvuduppgift med uppgifter om arbetsgivaren och sammanlagda belopp.
• Individual statement: individuppgift för den anställda eller annan betalningsmottagare.
• Employer contributions: arbetsgivaravgifter.
• Tax deduction: skatteavdrag.
• Payee: betalningsmottagare.
• Reporting period: redovisningsperiod.
• Corporate identity number: organisationsnummer.

Orden är särskilt användbara om ditt löneunderlag eller din kommunikation med en konsult är på engelska. Be gärna den som hjälper dig att använda samma benämningar genom hela processen. Då blir det lättare att jämföra löneunderlaget med uppgifterna som ska redovisas. För en bredare genomgång av arbetet bakom deklarationen kan du läsa om vad lönehantering är.

Var hittar jag arbetsgivardeklaration på engelska?

Skatteverket har en engelskspråkig sida för huvudblanketten PAYE return, main statement form (SKV 4786). Där finns även hänvisning till individblanketten SKV 4788, som avser den anställda eller betalningsmottagaren. Gå till Skatteverkets engelska sida för PAYE return och blanketter när du behöver hämta blanketten eller hitta adressen för att skicka den.

Den engelska informationen betyder inte att själva e-tjänsten är på engelska. Skatteverket hänvisar till den svenskspråkiga e-tjänsten Lämna arbetsgivardeklaration. Om du är registrerad som arbetsgivare och inte kan använda e-tjänsten kan du i stället fylla i och skicka pappersblanketter enligt Skatteverkets instruktioner.

På blankett lämnas en huvuduppgift för varje redovisningsperiod. Om ersättning har betalats ut till anställda ska även individuppgifter lämnas för respektive anställd. Kontrollera därför att du inte bara har hämtat huvudblanketten när du behöver redovisa utbetalda löner.

När ska arbetsgivardeklarationen lämnas?

De allra flesta ska lämna arbetsgivardeklarationen senast den 12:e i månaden efter utbetalningen. Skatteverkets exempel är att ersättning som betalas ut i februari redovisas i arbetsgivardeklarationen som lämnas i mars. Utbetalningsmånaden är därför central när du väljer redovisningsperiod.

Kontrollera vilket datum som gäller för dig på Skatteverkets sida Lämna arbetsgivardeklaration. Där hittar du också vägen till e-tjänsten. Det är klokt att samla uppgifterna i god tid så att eventuella skillnader mellan löneunderlag och deklaration kan kontrolleras före inlämningen.

Om du inte har något att redovisa för en period finns funktionen ”Deklarera noll” i e-tjänsten. På huvudblanketten anger du då noll i rutorna 487 och 497 och lämnar övriga rutor tomma enligt Skatteverkets blankettinstruktioner. Har en deklaration redan blivit sen kan du läsa mer om försenad arbetsgivardeklaration.

Vilka uppgifter behövs för en PAYE return?

Börja med att samla löneunderlag, uppgifter om betalningsmottagarna, utbetalningsdatum och gjorda skatteavdrag. Huvuduppgiften innehåller de sammanlagda beloppen för arbetsgivaravgifter och skatteavdrag. Individuppgifterna visar uppgifterna för varje betalningsmottagare. Summorna behöver därför kontrolleras tillsammans, inte som fristående delar.

På pappersblanketten redovisas beloppen i hela kronor. Skatteverkets instruktioner anger också hur arbetsgivaravgifter ska beräknas och avrundas när olika avgiftssatser gäller. Om du har anställda som omfattas av olika satser behöver detta hanteras i beräkningen innan totalsumman förs över till huvuduppgiften.

Från redovisningsperioden januari 2025 ska frånvarouppgifter lämnas när ersättningen i individuppgiften har påverkats av frånvaro som kan ge rätt till föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning. Det är alltså inte en generell redovisning av all frånvaro. Vid inlämning på papper används blankett SKV 4785 för dessa frånvarouppgifter.

Be den som hjälper dig att kontrollera vilken redovisningsperiod frånvaron hör till. Frånvaron kan ha inträffat tidigare än månaden då den påverkar den utbetalda ersättningen.

Vad ska jag skriva när jag begär offert på arbetsgivardeklaration?

Beskriv hur många betalningsmottagare deklarationen gäller, vilken redovisningsperiod du behöver hjälp med och om uppdraget är återkommande eller gäller en enstaka månad. Berätta även vilket löneprogram du använder och om lönerna redan är beräknade.

Ange om du behöver kommunikation på engelska, hjälp att förstå blanketterna eller praktiskt stöd med deklarationen. Om tidigare uppgifter behöver rättas ska det framgå vilka perioder det gäller. Nämn också om det finns förmåner eller frånvarouppgifter att hantera.

Priset varierar med uppdragets omfattning, antalet betalningsmottagare och hur mycket kontroll eller komplettering som behövs. Be om en tydlig beskrivning av vad som ingår och hur eventuellt extraarbete debiteras. Använd offertformuläret på sidan för att beskriva ditt behov, men vänta med personnummer och andra känsliga löneuppgifter tills ni har kommit överens om en säker överföring.