Kund och leverantörsreskontra vad är skillnaden?
Kund och leverantörsreskontra är två register som hjälper dig att hålla ordning på fakturor: kundreskontran visar vad kunderna är skyldiga dig, medan leverantörsreskontran visar vad du är skyldig leverantörerna. Här får du veta hur de fungerar, vad som skiljer dem åt och vilken hjälp du kan begära offert på om du vill slippa sköta hela fakturahanteringen själv.
Kundreskontra är en detaljerad sammanställning av kundfakturor och kundernas betalningar. Leverantörsreskontra är motsvarande sammanställning för leverantörsfakturor och dina betalningar. De fungerar som specifikationer till bokföringen och gör det möjligt att följa varje faktura från registrering till slutbetalning.
Vad är kund och leverantörsreskontra?
En reskontra är ett register med detaljer om en viss del av ekonomin. När du driver en verksamhet behöver du inte bara veta det sammanlagda beloppet av obetalda fakturor. Du behöver också kunna se vilken kund eller leverantör en faktura gäller, när den förfaller och om den har betalats helt eller delvis.
Kundreskontran samlar uppgifter om fakturor som du skickar till dina kunder. Där kan du följa kundfordringar, alltså pengar som kunderna ännu inte har betalat. Leverantörsreskontran samlar i stället uppgifter om fakturor som verksamheten tar emot, exempelvis för material, lokalhyra eller programvara. Där följer du leverantörsskulder.
En reskontrapost innehåller vanligtvis fakturanummer, kund eller leverantör, fakturadatum, förfallodatum, belopp och betalningsstatus. Kreditfakturor och delbetalningar kan också kopplas till posterna. Det gör registren användbara både i det dagliga arbetet och när du vill förstå varför ett visst saldo finns kvar.
Vad är skillnaden mellan kundreskontra och leverantörsreskontra?
Skillnaden är riktningen på fakturan och betalningen. I kundreskontran följer du försäljning som har fakturerats och pengar som ska komma in. I leverantörsreskontran följer du fakturor för inköp och pengar som ska betalas ut.
Om du skickar en faktura för ett utfört uppdrag hör den hemma i kundreskontran. När kunden betalar matchas inbetalningen mot fakturan. Om du samtidigt får en faktura från den som levererat material till uppdraget hör den hemma i leverantörsreskontran. Där kopplas din utbetalning till leverantörens faktura.
Registren ersätter inte varandra. En kund kan ha betalat i tid samtidigt som en leverantörsfaktura väntar på ditt godkännande. Genom att hålla isär flödena blir det lättare att se både kommande inbetalningar och utbetalningar och planera vilka pengar som behöver finnas tillgängliga.
Hur fungerar kundreskontra i praktiken?
Arbetet börjar när en kundfaktura registreras. Fakturan får en post som kan följas tills den är betald eller hanterad på annat sätt, exempelvis genom en kreditfaktura. När pengarna kommer in kopplas betalningen till rätt faktura, ofta med hjälp av referens, fakturanummer eller OCR.
Om kunden betalar en del av beloppet behöver återstående belopp fortfarande synas som öppet. Om betalningen saknar en tydlig referens kan den behöva undersökas innan den matchas. Annars finns risken att en betald faktura felaktigt ser obetald ut.
En åldersfördelad lista över kundfordringar visar vilka fakturor som ännu inte förfallit och vilka som passerat förfallodatum. Den kan användas för att prioritera uppföljning. Innan en påminnelse skickas är det klokt att kontrollera om betalning har kommit in, om kunden har invänt mot fakturan eller om en kreditering är på väg.
Vill du ha hjälp även med att skapa och skicka fakturorna kan du läsa om faktureringstjänster. Ange i offertförfrågan om du behöver hela flödet eller bara uppföljningen efter att fakturan skickats.
Hur fungerar leverantörsreskontra i praktiken?
Leverantörsreskontran börjar med fakturorna som kommer in. De registreras och kontrolleras mot vad du har beställt och tagit emot. Därefter kan fakturan konteras, vilket betyder att den kopplas till lämpliga bokföringskonton, och skickas vidare för godkännande.
Attest betyder i det här sammanhanget att någon granskar och godkänner fakturan. En praktisk rutin är att skilja på den som registrerar fakturan, den som bekräftar inköpet och den som godkänner betalningen. Hur arbetsfördelningen ska se ut beror på verksamhetens storlek och vilka personer som är inblandade.
Inför betalning kan ett betalningsförslag tas fram med fakturor och förfallodatum. När betalningen har genomförts matchas den mot rätt faktura. En kreditfaktura eller en delbetalning behöver också hanteras så att kvarvarande skuld blir rätt.
Om du tar hjälp av en redovisningsbyrå bör ni uttryckligen komma överens om vem som kontrollerar ändrade betalningsuppgifter, vem som hanterar frågor till leverantörer och vem som slutligen godkänner betalningar. Att någon sköter registreringen betyder inte automatiskt att betalningar ingår i uppdraget.
Hur stämmer man av kund och leverantörsreskontra?
Att stämma av reskontran innebär att kontrollera att fakturornas återstående belopp stämmer med bokföringen för samma datum. Kundreskontrans öppna poster jämförs med bokförda kundfordringar och leverantörsreskontrans öppna poster med bokförda leverantörsskulder. Genomförda betalningar kontrolleras också mot bankhändelserna.
Vanliga orsaker till skillnader är en betalning som inte har matchats, en dubbelregistrerad faktura, en kreditfaktura som inte har kopplats rätt eller en bokföringspost som saknar motsvarighet i reskontran. Ett äldre öppet belopp behöver därför undersökas, inte bara betalas eller påminnas om på nytt.
Ta fram rapporterna för samma brytdatum och gå igenom avvikelserna faktura för faktura. Dokumentera vad som behöver rättas och vem som följer upp det. Om du även behöver hjälp med resten av redovisningen kan reskontraarbetet ingå i bokföringshjälp för företag, men be att omfattningen framgår tydligt i offerten.
Vilken hjälp kan du få med kundreskontra och leverantörsreskontra?
Du kan lämna bort hela hanteringen eller bara de moment som tar mest tid. För kundreskontran kan uppdraget omfatta registrering, matchning av inbetalningar, avstämning och uppföljning av förfallna fakturor. För leverantörsreskontran kan det omfatta registrering, kontering, attestrutiner, betalningsförslag och avstämning.
Ett annat alternativ är en engångsinsats för att reda ut gamla öppna poster. Det passar när fakturor ser obetalda ut trots att pengar har överförts, eller när du byter ekonomisystem och vill börja med tydliga saldon. Beskriv då både hur långt tillbaka problemen sträcker sig och vilka rapporter som finns tillgängliga.
Digital hantering kan minska manuell registrering, men välj arbetssätt efter dina fakturor och behov. Fråga om hjälpen kan utföras i ditt befintliga system, vilka kopplingar till banken som används och hur du lämnar godkännanden. För dig som driver en mindre verksamhet kan bokföringshjälp för egen firma vara ett sätt att samla flera ekonomimoment hos samma utförare.
Vad påverkar priset för reskontrahantering?
Priset varierar med antalet fakturor, hur mycket som kan hanteras automatiskt och hur många avvikelser som behöver utredas. Flera valutor, många delbetalningar, olika attestpersoner och återkommande leverantörsfrågor kan göra arbetet mer omfattande. Även behovet av att reda ut äldre poster påverkar uppdraget.
Jämför därför inte bara ett månadspris eller timpris. Be utföraren specificera vilka arbetsmoment som ingår, eventuell startkostnad, systemavgifter och hur extraarbete debiteras. Kontrollera också om priset anges inklusive eller exklusive moms. Ett erbjudande för enbart fakturaregistrering är inte direkt jämförbart med ett som omfattar avstämning och löpande uppföljning.
I offertformuläret kan du beskriva ungefär hur många kund- och leverantörsfakturor du hanterar per månad, vilket ekonomisystem du använder och vad du vill fortsätta göra själv. Skriv också om det finns gamla differenser, utländska fakturor eller ett önskat startdatum. Då blir det lättare för utföraren att lämna en offert som motsvarar ditt faktiska behov.
Så går det till
Beskriv dina fakturaflöden
Uppskatta antalet kundfakturor och leverantörsfakturor per månad. Notera ekonomisystem, fakturaformat och eventuella utländska betalningar.
Välj vilka moment du vill ha hjälp med
Skilj på registrering, avstämning, uppföljning och betalningshantering. Ange vem som ska godkänna fakturor och betalningar.
Begär en specificerad offert
Beskriv behovet i offertformuläret. Be om tydlig omfattning, prisupplägg, eventuella tillägg och hur överlämningen ska gå till.
Vanliga frågor
Är kundreskontra och leverantörsreskontra samma sak?
Nej. Kundreskontran följer fakturor till kunder och deras betalningar till dig. Leverantörsreskontran följer fakturor från leverantörer och dina betalningar till dem. Båda ger detaljer om fakturor och öppna belopp.
Vad betyder en öppen post i reskontran?
En öppen post är ett belopp som ännu inte har reglerats eller matchats färdigt i registret. Det kan vara en obetald faktura, en återstående del efter en delbetalning eller en kreditfaktura som ännu inte har hanterats.
Vad är skillnaden mellan reskontra och huvudbok?
Huvudboken visar bokföringen uppdelad per konto. Reskontran ger detaljer per kund, leverantör och faktura. Vid avstämning jämförs reskontrans öppna belopp med motsvarande saldon i huvudboken för samma datum.
Vad heter kund och leverantörsreskontra på engelska?
Kundreskontra kallas vanligtvis accounts receivable ledger och leverantörsreskontra accounts payable ledger. I ekonomisystem används även kortformerna AR och AP. Se fler exempel i guiden om leverantörsreskontra på engelska.
Kan jag behålla kontrollen över betalningarna om jag anlitar hjälp?
Ja, uppdraget kan utformas så att utföraren registrerar fakturor och tar fram betalningsförslag medan du godkänner betalningarna. Kom överens om behörigheter, attest och ansvar innan arbetet startar.
Vad ska jag skriva för att få offert på reskontrahantering?
Ange fakturavolym, ekonomisystem och om du behöver hjälp med kundreskontra, leverantörsreskontra eller båda. Beskriv vilka moment du vill lämna bort och om det finns äldre poster att utreda. Ta gärna med önskad start och hur ofta du vill få återrapportering.
Redo att jämföra offerter?
Beskriv ditt projekt en gång och få offerter att jämföra på samma underlag.